Outsourcing w zarządzaniu dokumentami

3D red folderPrzedsiębiorstwo które chce dobrze prosperować na dzisiejszym rynku jest zmuszone do poprawnego zarządzania dokumentami zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Jak najlepszy system dystrybucji i archiwizacji dokumentów jest kluczem do sukcesu każdej jednostki gospodarczej. Odpowiednie zarządzanie jest także doskonałą formom ochrony danych klientów jak zarówno ważnych dokumentów firmy.

Należytą uwagę trzeba zwrócić na dane osobowe naszych klientów , gdyż na dzisiejszym rynku jest to jedna z najcenniejszych walut o którą trzeba odpowiednio dbać. Wielokrotnie dochodzi do nadużyci, a także do wykradania baz danych przez konkurencyjne firmy w celu zwiększenia zysków.Bardzo ważnym aspektem jest także fakt iż przy nieodpowiednim zarządzaniu danymi osobowymi, możemy liczyć na ogromne kary nałożone przez instytucje zajmujące się prawami konsumenta.Kolejnym problemem przedsiębiorstw przy złej archiwizacji plików jest możliwość gubienia dokumentów ,  w taki przypadku urzędy mogą wyciągnąć  nie tylko finansowe, ale i prawne konsekwencje

Zdajemy sobie jednak sprawę że nie wszystkie podmioty gospodarcze są w stanie we własnym zakresie odpowiednio zarządzać archiwizacją jak i dystrybucją dokumentów.Właśnie z tego powodu postanowiliśmy przedstawić w naszym artykule bardzo dobre rozwiązanie dla przedsiębiorstw które nie są w stanie we własnym zakresie odpowiednio zając się tymi czynnościami.

Outsourcing (skrót od trzech angielski słów – outside-resource-using) – w ogólnym znaczeniu oznacza korzystanie z zewnętrznych źródeł. Dokładniej mówiąc polega on na przekazywaniu zadań lub funkcji zewnętrznym firmom do realizacji.

Nam dokładnie chodzi o Outsourcing w zarządzaniu dokumentami czyli przekazaniu zadań związanych z archiwizacją i dystrybucją dokumentów firmie która się w tym specjalizuje.Podczas tworzenia umowy firma zewnętrzna na pewno zaproponuje zaplecze po jakim chciał by się poruszać tak aby prace był wykonane w jak największym stopniu. Klient ma oczywiście możliwość wyboru : outsourcingiem pełnym i selektywnym.

Do Najważniejszych zalet outsourcingu w zarządzaniu dokumentami należy:

-Możliwość skupienia się na podstawowych zadania działalności firmy

-Zmniejszenie ilości zatrudnionych pracowników, co wiąże się z zmniejszeniem kosztów.

-Doskonała jakość usług w zakresie zarządzaniu dokumentami.

Biorąc pod uwagę wynajęcie firmy i powierzenie jej naszych baz danych należy dokładnie sprawdzić czy dane przedsiębiorstwo posiada odpowiednie doświadczenie w zakresie świadczenia tych usług . Jet to bardzo ważne ponieważ wynajęcie kiepskiej firmy może przynieść odwrotny skutek od zamierzonego.

Zostaw komentarz